Wilson Gimenez Junior
Erika Gimenez*
Introdução
Nesse fim de 2013, temos um
assunto relevante para pensar e começar a preparar nas nossas rotinas para o ano
de 2014: o eSocial.
Você já deve ter ouvido
falar do eSocial. Se ainda não ouviu, certamente ouvirá, e continuará a tê-lo
como tema constante, cada vez mais.
O Sistema de Escrituração
Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, também
conhecido como eSocial (originariamente chamado de EFD Social ou Sped Social),
faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado através
do Decreto
nº 6.022/2007 como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo
Federal (PAC 2007-2010). O SPED iniciou através da implementação de três grandes
projetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e NF-e -
Ambiente Nacional, e agora, por fim, chega à área trabalhista e previdenciária,
envolvendo todos os setores das empresas.
O eSocial, assim como os
demais braços do SPED, promove uma completa mudança comportamental na gestão das
informações das empresas, alterando o vetor da fiscalização, ou seja, não é mais
o auditor fiscal que vai até o contribuinte em busca da informações e
documentos: agora é a empresa que vai até o órgão de fiscalização quando
transmite os seus arquivos digitais via SPED, cujo canal de comunicação para as
questões trabalhistas e previdenciárias é o eSocial.
Uma fiscalização superficial
já é feita hoje com as GFIP's mensais, em que se confessam os débitos
previdenciários e de FGTS, para que posteriormente o Governo possa confrontar
tais dados com seus respectivos pagamentos, e, caso sejam verificadas
divergências, travam-se as emissões de CND. Temos também os CAGED's mensais e a
RAIS anual entregues ao ministério de Trabalho com as informações sobre vínculos
empregatícios.
Entretanto, como veremos, o
eSocial vai muito além e será uma janela de observação, permitindo aos diversos
órgãos a ele relacionados examinar bem de perto o dia-a-dia das
empresas.
I - O que
é
O eSocial é um projeto do
Governo Federal que tem por objetivo formalizar digitalmente as informações
trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a toda a relação de trabalho.
Com o eSocial várias esferas do Poder Público estarão envolvidas: RECEITA
FEDERAL DO BRASIL (RFB), a PREVIDÊNCIA SOCIAL (INSS), a CAIXA ECONÔMICA FEDERAL
(FGTS), MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO (MTE) e a JUSTIÇA DO
TRABALHO.
II - Quem está
obrigado
A nova obrigação abrange
todos os contribuintes, desde o empregador doméstico e o microempreendedor
individual (MEI), passando pelas micro, pequenas e médias empresas com ou sem
empregados, até as grandes corporações.
III - O que de fato
vai mudar
Prazos para informar
cadastros e as movimentações e eventos trabalhistas (RET's) no sistema do
eSocial:
- Admissão: os dados e
documentos referentes à admissões de empregados deverão ser encaminhados com
antecedência, pois a comunicação no eSocial deverá ocorrer até a data de início
do empregado, ou seja, a própria data de admissão.
IMPACTO IMEDIATO: não
será mais possível a admissão de empregados por ocasião do fechamento da folha
com data retroativa; esse procedimento acarretará num aviso do sistema,
confessando a informação do registro fora do prazo, sujeito à
penalidades.
- Afastamento Temporário:
todas as ocorrências que envolvam afastamento, seja por doença ou
licença-maternidade, devem ter comunicação imediata no eSocial.
IMPACTO IMEDIATO: as
informações sobre tais ocorrências deverão ser imediatas, para que seja possível
cumprir o prazo legal de inserção desses registros no eSocial, e preparar toda
documentação necessária para que o empregado possa requerer o benefício junto ao
INSS, caso o afastamento se prorrogue por mais de 15 dias, ou iniciar o período
de licença-maternidade.
- ASO - Atestado de Saúde
Ocupacional: os cadastros do sistema eSocial possuem campos específicos para o
preenchimento das datas atualizadas dos exames admissionais, periódicos, de
retorno à função e demissionais.
IMPACTO IMEDIATO: se
a empresa ainda não mantém regularmente atualizados os PROGRAMAS DE SAÚDE MÉDICO
OCUPACIONAL, DE PREVENÇÃO DE RISCOS AMBIENTAIS e o PERFIL PROFISSIOGRÁFICO
PREVIDENCIÁRIO (PCMSO/PPRA/PPP), além das demais obrigações referentes à saúde e
segurança do trabalho determinadas de acordo com seu CNAE e grau de risco, é
chegada a hora de regularizar essa situação para viabilizar a manutenção das
informações atualizadas no eSocial.
- CAT - Comunicação de
Acidente do Trabalho: os acidentes de trabalho devem ter comunicação imediata no
eSocial.
IMPACTO IMEDIATO: a
informação dessa ocorrência deverá ser imediata, para que seja possível cumprir
o prazo legal de inserção do registro do acidente de trabalho no eSocial, e
preparar toda documentação necessária para que o empregado acidentado possa
requerer o benefício junto ao INSS, caso o afastamento se prorrogue por mais de
15 dias.
- Desligamento e Aviso
Prévio: não será possível fazer desligamentos retroativos, pois a informação
referente à saída do empregado deve ser comunicada no eSocial no prazo de
pagamento de rescisões: até 10 dias corridos no caso de aviso indenizado ou
ausência de aviso no pedido de demissão, e até o dia seguinte ao término do
aviso trabalhado.
IMPACTO IMEDIATO:
novamente o impacto se dará com relação à informação sobre o desligamento, pois
o eSocial deverá ser alimentado no prazo legal e para tanto a movimentação
deverá sempre ser informada com antecedência.
- Estagiários: pela primeira
vez os estagiários farão parte de uma Declaração trabalhista. Sua contratação
deve observar a Lei
nº 11.788/2008 e suas disposições. Também deverão fazer parte dos Programas
de Saúde e Segurança do Trabalho.
IMPACTO IMEDIATO:
quem mantiver estagiários em desacordo com o previsto na legislação deverá
repensar a prática e adequar os contratos de estágios conforme a Lei específica,
ou partir para a contratação CLT.
- Férias: as férias devem
sempre ser pagas com no mínimo dias úteis de antecedência; porém, o aviso de
férias, comunicando ao empregado seu período de descanso de acordo com o período
aquisitivo completado, deve ter data de 30 dias de antecedência ao início do
período de gozo das férias.
IMPACTO IMEDIATO:
novamente o impacto se dará com relação à informação do período de concessão de
férias, pois no eSocial a informação deve ser enviada com o prazo legal de 30
dias de antecedência. É aconselhável programar com antecedência as férias que
serão concedidas ao longo do ano, o que pode ser feito com um relatório mensal
de férias que contenha as informações básicas sobre períodos aquisitivos dos
empregados. Com essa prática, será possível cumprir o prazo legal para
informação.
- Serviços tomados/Serviços
Prestados: até mesmo uma empresa que não mantenha folha de pagamento de
empregados, nem remunere pró-labore aos sócios, deverá apresentar informações ao
eSocial caso tome ou preste serviços a terceiros.
IMPACTO IMEDIATO:
essas informações possibilitarão ao Governo realizar cruzamentos de dados
através dos entes envolvidos nessa relação de serviços, confirmando as
informações prestadas pelas duas fontes.
- Outras questões a serem
observadas: tudo que for Lei e estiver previsto em CLT ou nas inúmeras Instruções Normativas e dispositivos
legais válidos deverá ser devidamente observado, pois, com o eSocial, não há
como informar aquilo que não for praticado devidamente.
- Alguns poucos exemplos,
que não esgotam as situações, são: PAT atualizado (Programa de Alimentação do
Trabalho); contratação de aprendizes por empresas não optantes do SIMPLES com
mais de 7 empregados; contratação obrigatória de deficientes por empresas com
mais de 100 empregados; quantidade de horas extras dentro do limite previsto
(proibido exceder 10 horas de jornada de trabalho); dentre diversos outros
temas.
IMPACTO IMEDIATO
GERAL: será necessário e urgente providenciar a atualização dos cadastros de
empregados nos sistemas de folha de pagamento com informações sobre ASO,
estabilidades, atividades desempenhadas pelo trabalhador, escala de férias e
outras, para cumprir as exigências no preenchimento dos cadastros iniciais do
eSocial a partir de JANEIRO/2014.
Aguarda-se ainda a
publicação de Guia de Orientações ao Contribuinte e Agenda Oficial de
implantação.
O Governo disponibilizou
recentemente o aplicativo "Qualificação Cadastral" (www.esocial.gov.br/QualificacaoCadastral.html) para validação
de dados referentes ao CPF e ao NIS (número de identificação social:
NIT/PIS/PASEP) dos empregados, a fim de que possam, posteriormente, ser
cadastrados no eSocial. O aplicativo fará uma verificação desses cadastros para
validá-los ou apurar dados divergentes, orientando sobre como deverá ser feita a
regularização.
IV -
Conclusão
O eSocial não está alterando
nada que já não esteja previsto na Legislação Trabalhista. Seu impacto será em
como as empresas exercem tais obrigações. Além disso, o eSocial estará
abrangendo várias esferas do Governo Federal e possibilitando que as informações
sejam muito mais analíticas do que jamais foram até hoje. A veracidade e o
imediatismo dos eventos acompanharão tal revolução na prestação de
informações.
Com isso, o relacionamento
das empresas de contabilidade ou profissionais da área com os seus clientes ou
empregadores ficará ainda mais estreito, pois haverá a necessidade de obter as
informações praticamente em tempo real para que seja feita a interface entre as
práticas trabalhistas dos empregadores e os órgãos oficiais que receberão as
informações referentes à sua folha de pagamento e o dia-a-dia de seus
empregados. Para tanto, se faz necessário um processo intenso de capacitação da
equipe incumbida de atender a essa mais nova obrigação.
Através do eSocial serão
comunicados todos os eventos e práticas trabalhistas à RECEITA FEDERAL DO BRASIL
(RFB), à PREVIDÊNCIA SOCIAL (INSS), à CAIXA ECONÔMICA FEDERAL (FGTS) e agora
também ao MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO (MTE) e, por fim, até à JUSTIÇA DO
TRABALHO. Percebe-se que, dessa maneira, com o eSocial e seu aliado, o
DCTF-Prev, o Governo terá à sua disposição os dados necessários para simplificar
e dar maior celeridade às fiscalizações.
A principal observação é com
relação à comunicação de todos os eventos trabalhistas o mais rápido possível, e
em alguns casos, como admissões e férias, até antes do evento, e mais uma vez,
com relação a todos os atestados de saúde ocupacional e diversos laudos técnicos
que compõem os Programas de Controle Médico do Trabalho, Programas de Riscos
ambientais e toda a documentação obrigatória referente à saúde e engenharia do
trabalho, prevenção de acidentes, CIPA, Perfil Profissiográfico Previdenciário
(PPP) que deve ser elaborada por empresas especializadas e regulamentadas pelo
Ministério do Trabalho e Emprego, contratadas para este fim. Quem já possui toda
essa documentação deve se certificar de sua validade e renová-la conforme prazos
legais. Contudo, aqueles empregadores que ainda carecem de regularização é
imprescindível que o façam urgentemente a fim de ingressar no eSocial com a sua
situação em ordem.
